mardi 2 avril 2013

Pomodoro : première expérimentation (REX)

J’entendais parler de la « technique Pomodoro » depuis quelques années, j’avais échangé sur ce thème avec quelques praticiens passionnés et convaincus lors d’Agile Innovation, et à la dernière soirée du CARA, Luc nous en a fait une rapide présentation avec son retour d’expérience qui m’a donné envie de tenter l’expérience, persuadé que cette méthode pourrait m’aider à mieux gérer mon temps.


La technique Pomodoro 

Résumé en quelques éléments :

  • La journée de travail est découpée en « pomodoro » 
  • Un pomodoro est une période active de 25’ suivi d’une pause de 5’ 
  • Tous les 4 pomodoro, la pause doit être plus longue, 15’ 
  • En début de journée, on liste les tâches prévues pour la journée en les estimant en pomodoro (« je prévois de faire cette tâche en 1 pomodoro puis celle-ci en 2 ») 
  • Un pomodoro est consacré à l’exécution d’une seule tâche, on s’y concentre à 100%, on ne fait rien d’autres 
  • On ne peut pas écourter un pomodoro : si la tâche semble finie avant la fin du pomodoro, on prend le temps restant pour la vérifier, la peaufiner, la perfectionner, … 
  • Lors des pomodoro, on note sur une feuille chaque interruption, chaque perturbation, chaque pensée qui n’est pas en lien avec la tâche en cours 
  • En fin de journée, on fait le bilan des interruptions à prise de consience 
  • On fait également le bilan des tâches réalisées et le nombre de pomodoro qu’on y a consacré à amélioration continue (des estimations) 
  • A ne pas utiliser pour les loisirs ou autres moments de détente 

Les objectifs de la technique Pomodoro 

  • Meilleure organisation de son travail (en mode "mono-tâche" car l'humain est mono-tâche, qu'il soit homme ou femme ... si, si !)
  • Meilleure gestion des perturbations
  • Moins de chronophagie et de procrastination
  • Meilleur visibilité du temps passé sur les tâches
  • etc ...

Mon activité et mon besoin

Indépendant, lorsque je ne suis pas en entreprise (coaching, formation, accompagnement), je suis à mon bureau avec essentiellement une activité de développement. Mais je dois également répondre à mes clients (mails ou téléphone), échanger avec d'autres intervenants sur mes projets, suivre Twitter et quelques blogs, sans oublier les tâches administratives.

J'ai donc décidé de tester cette organisation sur ces journées de développement. Par contre, difficile pour moi de découper cette activité en tâches de 25', certaines stories me prenant d'une demi-journée à 2 jours.

Par contre, dans une journée de développement, j'ai d'autres tâches comme celles citées précédemment ... Et à bien y réfléchir, certaines de ces tâches me prennent beaucoup de temps, probablement trop, et leurs répartition dans la journée n'est pas structurée, donc certainement pas efficace.

D'où ma motivation à tester cette méthode !

Mon implémentation

  • Pas de découpage planifié de mon activité de développement en pomodoro
  • Par contre, une organisation de ma journée en tranche de 25' :
    • 1 pomodoro en début de journée pour traiter les mails et jeter un coup d'oeil à Twitter
    • plusieurs pomodoro pour l'activité de développement
    • des pomodoro "unitaires" dans la journée selon les besoins : tâches administratives regroupées, écrire un article, faire le point sur mon projet en cours avec le client ou les partenaires, etc ...
  • Essayer de respecter les pauses, au moins celles de 5' toutes les 25'
  • Utilisation d'un timer sur mon ordinateur :
  • Suppression des notifications (popups) pour Twitter et pour les mails
    • J'ai gardé la notification sur mon téléphone, ça me permet de vérifier en 3" si ce n'est pas urgent
  • Pas de planification précise de toute ma journée en pomodoro et donc pas de bilan en fin de journée
    • Mon souhait était de mieux gérer le temps qui passe, et mieux répartir les actions en les groupant
    • J'ai tout de même essayé de noter les pomodoro réalisé et la tâche associée

Ce qui s'est passé

  • 1er pomodoro : pas vu passé, j'ai eu l'impression qu'il avait duré 10-15', une horreur
  • Idem pour la pause suivante, rien le temps de faire
  • Et idem pour le 2e pomodoro et sa pause
  • Étrangement, le 3e pomodoro m'a semblé bien plus long (pour la même activité de développement), j'ai regardé le timer pensant être au bout et il restait 10' : adaptation ?
  • Et idem pour la pause qui a suivi
  • Lors de la fin d'un des premiers pomodoro, j'étais trop frustré de devoir m'arrêter, j'ai voulu continuer, mais j'avais laissé active l'option du timer Workrave qui permet de bloquer clavier et souris : résultat ... je suis parti en pause !

Les difficultés

  • S'arrêter au bout de 25' et vraiment faire autre chose : on est tenté d'aller voir ses mails ou Twitter, le blocage clavier-souris de Workrave est une bonne aide !
  • Ne traiter réellement qu'une seule tâche lors d'un pomodoro, pas toujours facile selon ses habitudes (en tout cas dans mon cas)
  • Impossible de ne pas répondre à un appel téléphonique d'un client, même s'il demande s'il ne dérange pas (= arrêt du pomodoro en cours, mais ce n'est pas grave)

Les points positifs

  • Une réelle prise de conscience du temps qui passe : je trouve que ça a pour effet de se booster un peu plus pour terminer ou éviter de traîner sur certaines tâches
  • Une bien meilleure organisation journalière, et un gain de productivité : éviter de passer d'une tâche à l'autre, et se concentrer sur une action pendant 25' est vraiment plus efficace
  • Meilleur gestion des perturbations, notamment celles liées aux NTIC et au monde hyper-connecté : on peut vraiment s'organiser autrement pour traiter ses mails et suivre Twitter, et un délai max de 25' ne nous empêche pas d'être "réactif"
  • Je me suis rendu compte à quel point je ne faisais pas de pauses (tout en m'éparpillant parfois) : là encore, le timer Workrave est très utile, en plus, en début de pause, il propose 3 exercices pour se décontracter physiquement, vraiment sympa !

Conclusion

Pour moi, une expérimentation vraiment positive que je vais poursuivre cette semaine, par exemple pour l'écriture de cet article (3 pomodoro pour 2 prévu ...). Je vais garder mon organisation qui consiste à "timeboxer" certaines tâches de début de journée (mails, Twitter, blog) puis à enchainer sur des pomodoros de développement. Je vais également essayer de mieux noter le déroulement de ma journée pour, peut-être, mieux me rendre compte de ce qui s'est réellement passé, et si possible, noter les interruptions (à voir si ça m'apporte). 

A suivre ....

Et vous, vous avez testé ? Ou sinon, ça vous tente ? 


Références :



1 commentaire:

  1. Merci pour ce compte-rendu détaillé Xavier. J'utilise moi aussi cette technique, plutôt à la maison qu'au travail, quand j'ai du mal à me motiver pour certaines activités (comme lire un long rapport). Quand je travaille en Pomodoro, j'accomplis beaucoup plus de chose en une journée (moins de distractions, de temps passé sur des activités finalement pas importantes). Je rencontre comme toi la difficulté de m'arrêter après 25 minutes, une fois que je suis lancé !

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