Calendrier niko-niko : l’équipe surveille son moral !

C’est quoi ? Quel est l’objectif ?

Le "niko-niko" est un calendrier, mis en œuvre par l’équipe et pour l’équipe, sur lequel chaque membre de l’équipe reporte à la fin de chaque journée son ressenti avec une pastille de couleur.

Par "équipe", j’entends bien entendu l’ensemble des équipiers, le Product Owner s’il est bien impliqué au quotidien, et le Scrum Master (sauf peut-être s’il est uniquement un animateur ou facilitateur). En fait, il me semble intéressant que toutes les personnes participant tous les jours au stand-up, contribuent à cet indicateur !



L’objectif du "niko-niko" est d’avoir un suivi le plus visuel possible du moral général de l’équipe. Il permet à l’équipe de déceler au plus tôt une tendance à la baisse de ce moral général, et d’y réagir le plus vite possible. La présence d’une pastille rouge (ou de plusieurs) permet également de déceler une difficulté pour un ou plusieurs membres de l’équipe, de l’évoquer lors du stand-up dès le lendemain matin, et si besoin, de prendre un temps d’échange et de réflexion pour trouver une solution et tout de suite désamorcer un poids pour la suite de l’itération.

Lorsque je suis Scrum Master (ou coach), mon objectif est que le calendrier soit le plus vert possible …

Mise en œuvre

Pour moi, l’idéal est de faire, sur une simple feuille de papier, un tableau représentant les jours et semaines pour l’itération à venir (voir image), avec des cases suffisamment grandes pour que tous les membres de l’équipe puissent y coller une pastille.

Ce calendrier est à positionner dans la pièce où travaille l’équipe, de façon à ce qu’il soit très facile d’accès, idéalement près du "Scrum board" pour l’avoir sous les yeux lors des stand-up du matin, et pas loin de la sortie de la pièce pour que chacun pense à mettre sa pastille le soir avant de partir.

Les pastilles sont disponibles en 3 couleurs pour répondre à la question "Comment as-tu ressenti ta journée ?" :

• Vert : J : la journée a été bonne
• Bleu (ou jaune ou autre) : K : journée moyenne, ni bonne, ni mauvaise
• Rouge : L : la journée a été mauvaise

Il est important d’échanger au sein de l’équipe sur l’échelle d’évaluation, et donc sur ce qu’est une "bonne" journée, une "mauvaise" journée, ou une journée "moyenne". Certains auront facilement tendance à mettre un "vert", et d’autres le garderont pour une journée plutôt "exceptionnelle". Moi, je propose "vert" si on sort avec la banane J, et "rouge" si on repart le soir en fronçant les sourcils ou en bougonnant L, et "bleu" sinon.

Lors d’un projet, nous nous étions posé la question : faut-il évaluer ma journée par rapport à mon avancement, ou si j’ai apprécié ce que j’ai fait. Certaines journées, on n'avance pas trop mais on est content de soi. Ou inversement. Nous avons donc testé, le temps d’une itération, un double calendrier pour ces 2 critères. Au final, cela nous a semblé compliqué à maintenir, mais également à exploiter. Nous sommes donc revenus à un seul calendrier.

Une autre question portait sur l’anonymat. Il arrive assez souvent que des membres de l’équipe oublient de mettre leur pastille le soir en partant. Sans initiales (et sans nom), difficile de savoir qui a oublié. De plus, lorsqu’il y avait une pastille rouge, il pouvait être intéressant de demander des précisions à la personne concernée pour comprendre le pourquoi du "rouge", et essayer, ensemble, de trouver une solution. Nous avons, là encore, essayé en mettant nos initiales sur nos pastilles. Pour différentes raisons, nous sommes revenus à l’anonymat, qui finalement, n'est pas réel au sein d'une petite équipe soudée, et les échanges lors du stand-up permettent de trouver les causes puis les solutions. Par contre, vis-à-vis de l'extérieur (management), l'indicateur est bien anonyme ...

Pièges ou erreurs 

Avant tout, il faut que le "niko-niko" soit utile. Lors d’une de mes premières expérimentations, il y avait un maximum de "rouges", ça nous confirmait bien le fait que le projet s’annonçait mal (planning irréaliste et grosses difficultés techniques), mais objectivement, l’indicateur ne servait pas à grand-chose, et surtout, nous n’en avons pas fait grand-chose. Il faut donc veiller à ce que ce soit utile, renseigné, surveillé, et utilisé pour l’amélioration de l’équipe.

Comme dit en introduction, c’est une indicateur mis en place "par" l’équipe et "pour" l’équipe. Une erreur constatée est une utilisation de cet indicateur par le management dans une approche plus "commande-contrôle" que "management agile". Je ne dis pas que cet indicateur ne doit pas être visible pour les managers, au contraire, ça peut leur être utile pour avoir discrètement et rapidement une évaluation du moral de l’équipe, mais c’est à l’équipe de l’utiliser pour réagir et s’améliorer.

Une autre erreur, qui limite la représentativité de l’indicateur, et la non participation de certains acteurs du projet, par exemple le Product Owner, parce qu’il est dans une autre pièce, alors qu’il est tous les jours au stand-up du matin, et en collaboration quotidienne avec l’équipe. Pourtant, s’il passe une mauvaise journée, il est probablement intéressant pour le reste de l’équipe de le savoir, et de réagir si elle y est pour quelque chose.

Conclusion

Le "niko-niko" est un indicateur très facile à mettre en place, et à mon avis, très intéressant dans un fonctionnement agile et d’amélioration continue. Le principe de base est simple, mais vous pouvez l’adapter à votre contexte, l’important étant d’essayer, en évaluant objectivement des essais, et de rester simple ! Sans oublier d’être vigilant aux pièges ou dérives, comme ceux mentionnés ici ou d’autres, pour que cet outil garde tout son intérêt et son apport à l’équipe.

Alors n’hésitez plus, lancez-vous, testez-le, et faites-moi part de vos retours d’expériences !